Políticas de Tratamiento de Datos Personales y Datos Sensibles

POLEN S.A. SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL, en

adelante POLEN, sociedad legalmente constituida y vigilada por la Superintendencia de Sociedades de Colombia, con NIT 901.294.376-3 y domicilio principal en la Avenida Carrera 9 # 113 - 52, Oficina 904, Ed. Torres Unidas 2, en la ciudad de Bogotá D.C., en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y la normatividad concordante relativa a la protección de datos personales, pone a su disposición las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

Objeto

El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

En términos generales, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el Titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y, a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales.

Responsables del tratamiento

Razón social: POLEN S.A. SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL

Oficina principal: Avenida Carrera 9 # 113 - 52, Oficina 904, Ed. Torres Unidas 2. Bogotá D.C. Teléfonos: (1) 7477846

Página web: www.polen.com.co

Responsable: POLEN S.A. SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL

Alcance

El presente manual le es aplicable a los datos personales registrados en nuestras bases de datos relativas a clientes suscriptores con contrato vigente, suspendido o terminado, clientes potenciales, visitantes, empleados, exempleados, miembros de juntas, accionistas, proveedores, contratistas, aliados comerciales, distribuidores de bienes, prestadores de servicios, beneficiarios de cualquiera de los planes para la adquisición de determinados bienes y/o servicios a través del sistema de autofinanciamiento comercial y demás titulares

y causahabientes de los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de POLEN.

El presente manual no aplicará:

1. A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.

2. A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

3. A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.

4. A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.

5. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

6. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

   Normas aplicables

   • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra los derechos a la intimidad, buen nombre y a la protección de Datos Personales o hábeas data.

   • Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

   • Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información, las transferencias de Datos Personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de Datos Personales.

   • Decreto 886 de 2014, que reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos.

   • Cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las normas anteriormente mencionadas.

     Definiciones

     Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

     Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

     Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

     Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

     Causahabiente: Es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra.

     Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

     Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

     Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la ley 1266 de 2008.

     Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

     Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

     Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

     Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

     Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

     Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. La transmisión contará con un contrato en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

     Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

     Principios

     El tratamiento de datos personales en POLEN se guiará por los siguientes principios:

   • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

   • Principio de finalidad: Debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

   • Principio de libertad: Sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, con excepción de la existencia de un mandato legal o judicial.

   • Principio de veracidad: No podrán tratarse Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en tal sentido, para su Tratamiento los Datos Personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

   • Principio de transparencia: El Titular de los Datos Personales, que se encuentren en poder de POLEN, tendrá derecho a obtener información acerca de la existencia de sus datos.

   • Principio de acceso y circulación restringida: Se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen. Por lo tanto, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas autorizadas en la legislación aplicable. Con excepción de la información pública, los Datos Personales en poder de POLEN no serán publicados en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso a dicha información pueda realizarse exclusivamente por parte del Titular o los terceros que este autorice.

   • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

   • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con

     alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

   • Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

   • Principio de temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado. La información del Titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

   • Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: La normatividad se interpretará en el sentido en que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

Tratamiento de los datos

Los datos personales que recolecta POLEN en la prestación de sus servicios y, en general, en el desarrollo de su objeto social, serán tratados conforme a las normas constitucionales y legales sobre la materia, en etapas pre-contractuales, contractuales y post-contractuales, con las siguientes finalidades:

• Suscriptores

  
  

  • Promocionar, comercializar u ofrecer, de manera individual o conjunta, con terceros vinculados por medio de alianzas comerciales, a través de cualquier medio o canal, planes de autofinanciamiento comercial, información sobre innovaciones de los mismos y sobre otros productos y/o servicios que modifiquen, mejoren o complementen el portafolio de POLEN.

  • Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a registrar, confirmar y actualizar la información del Titular como, por ejemplo, llamadas de bienvenida al Sistema de Autofinanciamiento Comercial, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, y las pertinentes para la adquisición de planes, productos y/o servicios, solicitudes de cesión de derechos, estudios de crédito y aceptación de otro sí al contrato de autofinanciamiento, entre otras.

  • Efectuar llamadas o enviar mensajes y notificaciones a través de cualquier medio para remitir información relacionada con el plan de autofinanciamiento, así como

    divulgar información legal, de seguridad, sobre la adjudicación y entrega del bien y/o servicio, pólizas de seguros, novedades, promociones, campañas comerciales, publicitarias, de mercadeo, institucionales o de educación financiera, sorteos, eventos u otros beneficios.

  • Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como datos biométricos.

  • Conocer el perfil del Titular, su comportamiento comercial, profesional y laboral, el estado de las operaciones vigentes activas o pasivas o de cualquier naturaleza, y las sanciones, multas, obligaciones directas, contingentes o indirectas, así como cualquier novedad en relación con tales obligaciones, hábitos de pago y comportamiento crediticio con POLEN y/o terceros.

  • Prevenir la evasión fiscal, el lavado de activos y la financiación del terrorismo u otros propósitos similares, con actividades como la consulta de antecedentes penales y disciplinarios en todas las listas que POLEN considere necesarias, así como la recolección y entrega de información a autoridades públicas o privadas, nacionales o extranjeras, cuando se requiera, para dar cumplimiento a los deberes legales o reglamentarios.

  • Elaborar, evaluar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios analíticos y análisis de mercado y de riesgos, auditorías internas y externas, incluyendo la posibilidad de contacto para dichos propósitos

  • Transferir a la totalidad de las áreas de POLEN, incluyendo, pero sin limitarse, aliados comerciales, contratistas, proveedores, delegados, outsourcing, distribuidores y personas que realicen la promoción de sus productos y servicios, domiciliados en Colombia o en el exterior, con el objeto de implementar software y servicios tecnológicos, servicios de análisis, servicios de mensajería por e-mail, correo físico y de entrega, gestión de transacciones de pago y cobranza, entre otros.

  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales, ejerciendo, entre otros, el derecho a actividades de cobranza judicial y extrajudicial, reporte ante las centrales de información de riesgo, las gestiones conexas para obtener el pago de las obligaciones y, en general, realizar cualquier gestión relacionada directa o indirectamente con el objeto social de POLEN.

  • Usar derechos de imagen sobre fotografía y procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producción audiovisual (video), así como los patrimoniales de autor (reproducción, comunicación pública, transformación y distribución) y derechos conexos, para formato o soporte material, extendiéndose a la utilización en medio óptico, magnético, electrónico, en redes (Internet e Intranet), mensajes de datos o similar conocido o por conocer en el futuro. Las fotografías podrán emplearse en conjunto con el nombre del respectivo suscriptor y podrán ser utilizadas en una publicación, anuncio impreso, componente de correo directo, medios electrónicos, valla, pendón, hacking u otro elemento de proyección de la marca POLEN (ejemplo:

    videos, material multimedia, redes sociales, portal web, banner electrónico, entre otros), o cualquier tipo de publicación para promover los servicios de POLEN.

    
    

• Proveedores

  
  

  • Para fines comerciales.

  • Facturación y contabilización.

  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.

  • Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

  • Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

    
    

• Empleados y candidatos

  
  

  • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)

  • En el caso de requerimientos judiciales y legales.

  • Contabilización y pago de nómina.

  • Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.

  • Mantener base de datos de candidatos.

  • Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales, legales y extralegales derivadas del contrato laboral.

  • Realizar transacciones.

  • Pago de beneficios extralegales.

  • Auditorias.

  • Análisis estadísticos.

  • Capacitación y formación.

  • Envío de información comercial

  • Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

  • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.

    Deberes del responsable del tratamiento

    El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

    Son deberes de POLEN, como Responsable del Tratamiento, los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

    Industria y Comercio”.

    Derechos de los Titulares

    La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

    Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

    
    

    Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

    Puntos aplicables para todos los Procedimientos:

  • Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los titulares o sus causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y, de acuerdo con la Ley, la

    documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es el Titular o causahabiente.

  • En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta por la Dirección General, quien resolverá el tema con asesores jurídicos, teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan.

    
    

• Acceso.

  Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del Titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del tratamiento.

  Partiendo de lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del Titular, el cual incluye.

  • El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales.

  • El acceso a sus datos personales.

  • Las circunstancias del tratamiento de los datos personales.

    
    

• Consulta.

  De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Así, se garantiza este derecho suministrando al Titular toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del mismo.

  Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de POLEN, pero en todo caso podrá ser direccionada a la Dirección Financiera y Administrativa de la Entidad.

  Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresará los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamo.

  De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto

  incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el Titular o sus causahabientes dirigida a POLEN, al responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso, si la comunicación es dirigida a POLEN y no tiene la calidad para responder la comunicación, POLEN sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará conocimiento de la misma a la sociedad que deba dar respuesta.

  • En caso de que POLEN reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará

    traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural titular de los datos personales o su representante podrán solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

    La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de la sección “Háblanos” de nuestra página web: www.polen.com.co, a través de nuestra línea telefónica de atención al cliente, o mediante un correo electrónico dirigido a cliente@polen.com.co. En todo caso, se deberá aportar como mínimo la siguiente información:

  • El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.

  • Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales.

  • La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.

  • Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.

    La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular, así como de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por POLEN.

    Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de POLEN.

• Requisito de procedibilidad.

  El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante POLEN.

• Revocatoria de la autorización.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente), podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respeto a los mencionados alcances.

POLEN al ser responsable del Tratamiento, deberá confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de POLEN no se presenta el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.

La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.

Vigencia

Esta Política General para la Protección de Datos Personales estará vigente desde la fecha de su publicación en la página de POLEN. Los datos recolectados tendrán una vigencia de 20 años, al término de los cuales serán suprimidos de la base de datos.